Для чего заверять трудовую книжку и как это можно сделать

Трудовая книжка (ТК), это документ, который удостоверяет факт официального трудоустройства человека, занимаемую им должность, и соответственно сведения об организации, где осуществляется трудовая деятельность гражданина.

Стоит напомнить, что обозначенный документ находится у работодателя, а точнее в отделе кадров до дня, пока сотрудник не уволится. В статье расскажем, как заверить трудовую книжку.

Как правильно оформить заверение

В случае, если работнику потребовалась копия трудовой книжки то он должен написать соответствующее заявление на имя руководителя. Направляется такого рода запрос в отдел кадров по месту работы. Копия может быть сделана на ксероксе, сканере или написана от руки.

Также можно сделать документ в электронном виде. Зачастую такой вариант допускается применять, если записи в ТК сделаны неразборчивым почерком.

Независимо, какой вид копии использовался, все скопированные страницы нужно непременно заверить. Но стоит учесть такой нюанс, что есть два вида заверения.

Первый, это когда делаются копии всех страниц ТК, и на каждой из них проставляется:

1. дата, подпись, инициалы владельца трудовой книжки;
2. запись «копия верна» (в случае, если сведения указаны верно, без ошибок);
3. дата, подпись лица, являющегося ответственным за выдачу документа;
4. печать организации, где работает человек попросивший копию трудовой.

Во втором варианте, процесс копирования аналогичен, но все отсканированные листы сшиваются, и обязательно нумеруются. В данном случае сведения о факте заверения обозначаются на последней странице. Дополнительно отмечается запись «пронумеровано и прошнуровано». Также в непременном порядке должна быть отметка, что сотрудник еще работает.

Следует добавить, что копию ТК должны предоставить не позже 3-х дней со дня, когда обратился сотрудник с такой просьбой к начальству. На небольших предприятиях допускается направление запроса в устной форме, но все же лучше, когда будет составлено заявление письменно.

В каких случаях необходима заверенная копия

Поскольку ТК находится у работодателя, точнее в отделе кадров все время, пока человек официально работает, этот документ находится на сохранении в организации. Отдается она на руки, только после увольнения с работы. Но согласно законодательству, для получения определенных услуг, во многих учреждениях, требуется наличие документа, подтверждающего трудовую деятельность.

К примеру, ТК может понадобится для:

• оформления кредита в МФО или в банке;
• подачи бумаг, чтобы получить загранпаспорт или визу;
• трудоустройства на дополнительную работу;
• оформления пенсии или социальных льгот;
• усыновления ребенка;
• возможности получить налоговый вычет;
• определения причин увольнения сотрудника с предыдущих мест работы.

Также можно сделать непосредственно копию трудовой на тот случай, когда оригинал по каким-то причинам потеряется. При наличии такой бумаги, которая будет заверена соответствующим образом, предоставляется возможность восстановить документ.

Работодателем

Если человек официально трудоустроенный, то заверять копию имеет право только руководство организации. В данном случае, скопированный документ и удостоверенный начальством имеет юридическую силу и может быть представлен в любое учреждение при необходимости. Например, для оформления льгот, пенсий, кредита, получения образования или для подтверждения определенный фактов в ходе судебного разбирательства.

В законодательстве обозначается, что копия ТК, заверенная руководителем, отделом кадров или главным бухгалтером (если у него имеются такие полномочия) имеет срок действия всего 1 месяц. При заверении копии нотариусом, она является бессрочной.

Образец заверенной копии с записью работает по настоящее время:

Нотариусом

Заверить копию трудовой книжки может и нотариус. Происходит это в той ситуации, когда человек безработный, и документ находится у него непосредственно на руках. Следует обозначить, что процедура заверения идентична, но если ее выполняет руководитель или уполномоченное лицо в организации, где работник трудился, то она бесплатная. Нотариусу нужно будет произвести оплату, за оказанную услугу.

Полезно также почитать: Как нотариально заверить перевод

Частые ошибки при оформлении

Нередки случаи, когда копия трудовой книжки становится недействительной, поскольку не были соблюдены правила ее заверения:

1. Если скопированные листы не прошивались, то на каждом из них должны присутствовать дата, подпись, отметка «копия верна» и соответственно печать. Часто такие сведения попросту не проставляются
2. На документе указаны данные ответственного за его выдачу лица, но не прописано, какую должность он занимает.
3. Могут быть случаи, когда заверение бумаги выполнял человек, не имеющих на это полномочий.
4. В скопированной версии не обозначена информация об месте хранения оригинала ТК. Если документ требуется для использования его непосредственно внутри организации, то запись о месте нахождения ставить не обязательно.

Также согласно законодательству в копии трудовой должны отмечаться сведения, что сотрудник на текущее время продолжает выполнять свои должностные обязанности.

Полезное видео

О правилах заверения бумаг дополнительно в видео:

В завершение нужно сказать, что правильно заверенная копия ТК — это официальный документ. Чтобы он имел юридическую силу, нужно помимо верного указания информации, ставить печать организации не на чистом участке листа. Требуется, чтобы она захватывала хотя бы одну строчку скопированной записи.