Особенности консульской легализации документов

Даже тысячи лет назад обычаи одних народов могли повергать в ужас иноплеменников, поэтому не стоит удивляться тому, что и в 21 веке, несмотря на тесно налаженные между странами отношения, возникает множество недопониманий как на бытовом, так и на официальном уровне.

Для людей, желающих посетить другое государство с деловым визитом, приходится оформлять не только загранпаспорт. Многие документы, подтверждающие факт получения образования или определенной квалификации, нуждаются в дополнительном заверении официальными организациями. При осуществлении внешнеэкономической деятельности может также потребоваться консульская легализация документов.

Что это такое и для чего необходима

Консульская легализация документов представляет собой сложную процедуру подтверждения при осуществлении различных видов деятельности на территории другого государства.

Особенностью такого двустороннего юридического процесса является тот факт, что он применим только в том случае, когда взаимодействие осуществляется со страной, которая не является участком Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. Государства, подписавшие этот документ, освобождаются от необходимости осуществлять легализацию официально выданных юридически значимых бумаг.

Консульская легализации документов может понадобиться в том случае, когда иностранная организация, предъявляет требования о необходимости проведения подобной процедуры. Если это требование будет проигнорировано, то ведение бизнеса с использованием официально оформленных бумаг или осуществление другого вида деятельности будет невозможно.

Какими способами можно оформлять

Легализация может быть осуществлена лично с посещением консульства той страны, где планируется осуществлять деятельность с использованием официально выданных документов. В этом случае потребуется потратить немалое количество времени, ведь придется заниматься подбором и оформлением всех бумаг самостоятельно.

Обращение в специализированные организации для выполнения этой работы позволит существенно снизить временные издержки, но воспользоваться услугами посредников можно только на платной основе, что повлечет за собой значительные финансовые расходы.

Прежде чем приступить к оформлению легализации следует уточнить, не является ли страна, в которой необходимо подтверждение документов, участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.

Если страна входит в это соглашение, то достаточно будет сделать упрощенную процедуру и оформить нотариальный апостиль. Подтверждение документов в таком режиме осуществляется всего одним органом, что позволяет существенно сократить сроки оформления бумаг.

Как выбрать метод

В зависимости от наличия свободного времени и желания лично заниматься оформлением документов выбирается тот или иной способ консульской легализации. Во многих случаях, обращение в посредническую организацию является наилучшим решением, ведь при самостоятельном оформлении могут быть упущены важные детали, которые приведут к последующим тратам времени и денег на исправление допущенных ошибок.

Способ легализации также должен выбираться из соображения финансовой целесообразности. Если посреднические организации запрашивают неоправданно высокие гонорары за выполнение работ, то, возможно, самостоятельное оформление документов позволит избежать чрезмерных трат финансовых средств.

Время является одним из самых ценнейших ресурсов, поэтому обращение в специализированное агентство для оформления легализации позволит заняться более важными делами в этот период.

Если бюджет на проведение этой процедуры ограничен, то не остается ничего другого, как самостоятельно выполнять все действия по подтверждению бумаг для иностранного государства. Эта задача является вполне выполнимой, но при отсутствии опыта невозможно будет избежать каких-либо недочетов, которые потребуют дополнительных временных затрат.

Этапы оформления

Консульская легализация является непростой процедурой. Каждому заинтересованному в успешном подтверждении официальных бумаг лицу важно знать, что весь процесс можно разделить на следующие этапы:

1. Официальный перевод документов с последующим нотариальным заверением.
2. Подтверждение нотариальной подписи Минюстом.
3. Подтверждение печати Минюста в МИД.
4. Окончательное удостоверение в консульстве иностранного государства.

Для перевода иностранных документов на русский, либо же с русского на другой язык, следует обращаться только в специализированные бюро, которые имеют право на выполнение подобных операций с официальными бумагами. На нотариальное заверение предоставляются только бумаги, которые полностью соответствуют требованием законодательства при выполнении подобных юридически значимых действий.

Подготовка документов

При проведении консульской легализации документов к ним предъявляются повышенные требования. Все используемые для этой цели бумаги должны соответствовать следующим нормам:

• На бланке должна быть проставлена дата, серия и номер, а также печать и подпись удостоверяющего документ лица.
• Если документ имеет больше одного листа, то необходима прошивка и проставление номеров страниц.
• Весь отображенный в документе текст должен быть читаем.
• Отсутствие помарок и исправлений.
• Содержание документа не должно нарушать действующее законодательство РФ.

Документы с исправлениями допускаются к рассмотрению только в том случае, если этот момент был оговорен и оформлен в присутствии нотариуса.

При оформлении бумаг следует также придерживаться определенных правил. Например, в легализации могут отказать, если документ будет направлен в страну, являющуюся участником Гаагской конвенции. Возможность легализации конкретного документа также следует выяснить заранее.

Нотариальный перевод

Первое что необходимо сделать при оформлении консульской легализации документов, это правильно перевести его и подтвердить это действие в присутствии нотариуса. Самостоятельно осуществлять перевод нельзя. Воспользоваться услугами случайных лиц, которые предлагают их, не имея возможность подтвердить уровень квалификации, также не получиться.

Нотариус имеет право отказать в услуге, если у него возникнут сомнения в компетентности специалиста, осуществляющего перевод.

Нотариус имеет право самостоятельно осуществить перевод документа, при наличии диплома о соответствующем образовании. Благодаря наличию такой возможности значительно упростится процедура оформления документов, ведь не потребуется тратить время на поиски профессионального переводчика.

По этой причине людям, которые планируют осуществить нотариальный перевод, при наличии такой возможности, следует обращаться за услугой к нотариусу, который может самостоятельно выполнить весь объем работ по переводу документа для легализации.

Обращение в специализированное бюро переводов, также позволит сократить время на основном этапе оформления консульской легализации.

Перед подачей документов для перевода следует также помнить о том, что бумага должна предоставляться в оригинале. Применение ксерокопий, а также ламинированных документов не допускается.

После перевода документа нотариус подшивает его с оригиналом и ставит печать и свою подпись.

Заверение печати и подписи нотариуса в Минюсте РФ

Когда перевод документа будет завершен, потребуется обязательная процедура заверения печати нотариуса. Осуществляется это действие в Минюсте РФ. Для получения услуги потребуется лично посетить центральный аппарат Минюста либо осуществить заказ услуги дистанционным способом.

После регистрации обращения, результат этим государственным органом выдается в течение 5 рабочих дней. В некоторых случаях, когда необходимо истребовать дополнительные бумаги, этот срок может быть увеличен до 30 дней.

Основные требования к документам для получения услуги такие же, как и при оформлении документов для нотариального заверения. При личном обращении с целью подтверждения печати потребуется также предъявить паспорт гражданина РФ.

При оформлении бумаг для заверения подписи нотариуса следует помнить о том, что в Минюсте могут отказать в их приеме, если:

• Оформление осуществлялось нотариусом не на территории Российской Федерации.
• Отсутствие подписи или печати нотариуса.
• Имеются исправления, которые не оговорены в установленном законом порядке.

В предоставлении государственной услуги откажут и в том случае, если подпись или оттиск печати нотариуса не находятся в базе данных Минюста РФ.

Печати Минюста в МИД РФ

После выдачи подтверждающего документа о легитимности подписи и печати нотариуса, потребуется заверить печать Минюста в МИД РФ. Для получения услуги  подать необходимые бумаги можно через МФЦ, который находится в Москве по адресу Рязанский проспект, дом 2, корпус 3.

Для заверения печати Минюста гражданин должен предоставить:

1. Документ, на который нанесена печать Минюста РФ.
2. Квитанцию об оплате государственной пошлины.
3. Заявление и согласие на обработку персональных данных.

Срок предоставления услуги составляет 10 рабочих дней. Возможно также личное посещение МИД РФ, но только по предварительной записи по телефону.

Российских печатей в консульстве

Последним этапом легализации является подача ранее подготовленных бумаг в консульство того государства, в которое затем будут направлены официально подтвержденные документы. Сроки выдачи подтверждения, а также правила обращения могут отличаться в каждом конкретном учреждении, поэтому следует заранее позаботиться о получении достоверной информации о предоставлении такой услуги.

Как правило, если все предыдущие этапы были выполнены без осложнений, то проблем с подтверждением российских печатей в иностранном консульстве не возникает.

Сколько стоит оформление документов

Общая стоимость легализации документов будет во многом зависеть от количества привлечения сторонних специалистов. Если величина государственных пошлин установлена в неизменном виде, то оформить услугу по переводу текста можно в очень широком диапазоне стоимости. Например, можно привлечь знакомого специалиста, у которого имеется соответствующий уровень подготовки и существенно сэкономить.

Оформление легализации с минимальными временными затратами возможно при обращении в бюро переводов. Как правило, в таких организациях уже работают специалисты высокой квалификации. Цены могут существенно отличаться в различных регионах страны, на стоимость процедуры будет также влиять объем документа, который необходимо перевести на другой язык.

Полезное видео

Детали легализации перевода в видео:

Заключение

Если все особенности подготовки бумаг и очередность проведения процедур будет учтены, то можно не сомневаться в успешности проведения процедуры по подтверждению юридически значимого документа для использования его на территории другого государства.