Действия нотариуса по приему на хранение документов
Случаи, когда возникает необходимость сберечь ценные бумаги, встречается достаточно часто. Нотариальная контора – место, где не только оказывают юридическое сопровождение сделок, заверяют документы, но и обеспечивают их надежную сохранность. Люди хотят быть уверены в неприкосновенности сейфа, наличии возможности всегда им воспользоваться. Рассмотрим как это происходит на практике.
Оглавление
Понятие принятия на хранение документов нотариусом
Нотариальный сейф либо архив – идеальное место, куда можно поместить ценные бумаги, не опасаясь за их сохранность. Профессиональные обязанности сотрудников контор регламентированы нормативно-правовыми государственными актами – статьями 97, 98 базового Закона о Нотариате.
При оказании услуги составляется договор ответственного сбережения. Этот документ является гарантом исполнения нотариусом своих обязательств перед клиентом.
Что можно сдать на сохранение
Нотариус принимает на хранение документы:
- бумаги, выданные государственными структурными органами – свидетельства, дипломы об образовании, профессиональной подготовке, выписки, справки;
- персональные документы граждан – патенты, долговые расписки, доверенности, кредитные договора, согласия, схемы, чертежи, важные рукописи;
- удостоверения, свидетельства, имеющие юридическую ценность, которые могут быть востребованы в судебных разбирательствах или хозяйственных конфликтах;
- документы о правах владения имуществом, объектами недвижимости, ценными активами;
- регистрационные акты гражданского состояния населения.
Процесс передачи документов под ответственность нотариуса
Процедура начинается с составления описи – бланк включает следующую информацию:
- название документа, подлежащего хранению;
- число листов в нем;
- состояние – это необходимо для того, чтобы при получении у клиента не было претензий по поводу их внешнего вида.
Опись составляют в двух экземплярах – один остается у нотариуса, второй – отдается на руки клиенту. На обоих экземплярах ставятся подписи отдающей и принимающей сторон.
Последующий алгоритм принятия на хранение документов:
- ценные бумаги, опись, их подтверждающая, складываются в конверт или непрозрачный пакет;
- каждая единица визируется представителем конторы, на бланке указывается дата принятия на хранение, сроки, в течение которых она будет находиться там;
- пакет опечатывают, затем кладут в сейф;
- клиент получает официальное свидетельство и опись принятых у него, документов.
Владельцу переданного пакета выдают свидетельство, где указано:
- место проведения сделки;
- дата сдачи бумаг на хранение;
- адрес конторы;
- персональные данные сотрудника, оформившего сделку;
- паспортные данные клиента или его юридический адрес, если клиент не является физическим лицом;
- ссылка на прилагаемую к свидетельству, опись, взятого на хранение;
- период, по истечении которого клиент обязан забрать документы.
С этого момента нотариус несет юридическую ответственность за вверенный ему ценный пакет. Оплачивает его услуги заинтересованное лицо.
Сроки хранения
Временные параметры, когда ценные бумаги не могут быть уничтожены, регулируются Гражданским Кодексом страны – 196 статьей.
Применительно к бумагам юридических и физических лиц определены следующие сроки хранения документов у нотариуса:
- договора и соглашения с поставщиками, контрагентами – 5 лет от даты завершения их сроков актуальности;
- выписки банков, финансовых организаций ООО – такой же период;
- налоговые выписки, декларации, реестры, справки – не менее 5 лет;
- договора о предоставлении услуг и акты выполненных работ – 5 лет;
- трудовые соглашения работодателя с сотрудниками, персональные дела работников, официально оформленных после 2003 года – 50 лет. Для лиц, принятых на работу ранее указанного периода – 75 лет от момента зачисления в штат организации;
- эквайринговые выписки и чеки – 90 дней. По истечении указанного срока уничтожать бумаги нельзя – их следует хранить в архиве;
- регистрационные нотариальные выписки, подтверждающие сопровождение сделок купли-продажи недвижимого имущества – 30 суток;
- чеки и квитанции об оплате коммунальных услуг и тарифов ЖКХ – 36 месяцев. Именно таков период их исковой давности, установленный законодательно. Дополнительно рекомендуется хранить электронный вариант платежных квитанций в компьютере;
- чеки на купленный товар, ценники и этикетки — 14 суток. В течение того времени приобретенную вещь потребитель имеет право вернуть обратно.
Для улучшения качества и условий хранения ценных бумаг разрешается их перевод в электронный цифровой вариант. После того, как сроки сохранности будут исчерпаны, документы можно уничтожить. Перед процедурой составляется акт утилизации.
Заключение
Законодательным правом хранения ценных бумаг наделены только сотрудники нотариальных контор. Они принимают документы на бумаге, электронных носителях. Сделка заключается на основании договора, список принятого подтверждается описью. Если нотариус не знает о том, что находится внутри, ответственность он несет непосредственно за пакет, а не его содержимое. Принятые на хранение документы нотариус возвращает по первому требованию того, кто их сдал.
Загрузка...